Wie Sie eine Zeitachse für den Hochzeitstag erstellen
Einen Zeitplan für Ihre Hochzeit zu erstellen, kann sicherlich schwierig sein, und es mag als eine schwierige Aufgabe erscheinen, besonders wenn Sie keinen Hochzeitsplaner haben. Es ist jedoch wichtig, einen Plan für den Tag zu haben, damit alle auf der gleichen Seite stehen und Ihre Veranstaltung reibungslos abläuft. Befolgen Sie die folgenden Tipps und Ideen, um einen Zeitplan für den Hochzeitstag zu erstellen, der für alle Beteiligten leicht nachvollziehbar ist.
Bestimmen Sie die Start- und Endzeiten
Der erste Schritt bei der Festlegung Ihres Zeitplans ist die Entscheidung, wann Ihre Zeremonie beginnt und wann die Party endet. Das sind ziemlich feste Zeiten, die Ihnen einen Rahmen vorgeben, innerhalb dessen Sie für die eigentliche Veranstaltung arbeiten können.
Stellen Sie eine Liste aller Aufgaben und Veranstaltungen zusammen
Stellen Sie eine Liste mit allem zusammen, was an Ihrem Hochzeitstag stattfinden muss, und teilen Sie die Liste in organisierte "Eimer" auf. Stellen Sie zum Beispiel einen Eimer mit Aktivitäten vor der Hochzeit zusammen, die wahrscheinlich einen Zeitplan für Haare und Make-up, Mietlieferungen, Blumenlieferungen und so weiter umfassen. Haben Sie auch einen Eimer, der nur für Fotografie und Videografie existiert, da diese Zeitachse selbst unordentlich werden kann. Haben Sie einen Eimer nur für Ihre Zeremonie, einen für Ihre Cocktailstunde und einen für Ihren Empfang. Beginnen Sie bei der Erstellung Ihrer Liste damit, jeden einzelnen Eimer so zu organisieren, dass er genau angibt, wie lange Sie glauben, dass alles dauern wird, und in welcher Reihenfolge es stattfinden wird.
Sobald Sie Ihre Eimer aufgelistet haben, ordnen Sie den Tag in Ihre Zeitachse ein und geben Sie bestimmte Zeiten an. Dies wird wahrscheinlich eine ganze Menge an Feinarbeit und Bearbeitung erfordern, lassen Sie sich also genügend Zeit, um dies zu erledigen, und haben Sie nicht das Gefühl, alles auf einmal erledigen zu müssen.
Die Zeitleiste gut organisieren
Lassen Sie keinen Raum für Interpretationen oder Verwechslungen mit Ihrer Zeitachse! Erstellen Sie Spalten, die auf der Zeitachse mit "Zeit", "Ort", "Aktivität", "Beschreibung", "Verantwortliche(r)" und "Notizen" beschriftet sind. Verwenden Sie dies als ein Master-Dokument, das ALLE wichtigen Informationen für diejenigen enthält, die es befolgen werden. Fügen Sie z.B. im Abschnitt "Notizen" unter dem Punkt "Haare und Make-up für die Brautparty" eine Liste mit allem, was Ihre Brautparty zu dieser Veranstaltung mitbringen soll (z.B. Inspirationsfotos, ihren eigenen Lipgloss und so weiter). Geben Sie bei der Position "Lieferung von Stuhlmieten" im Abschnitt "Notizen" den Namen der Mietfirma, eine Kontaktnummer und den Auftragsbestätigungscode an. Das Letzte, was Sie sich am Tag Ihrer Hochzeit wünschen, ist, dass man Sie anruft oder Ihnen eine SMS mit diesen kleinen Details sendet, also machen Sie sie leicht zugänglich.
Artikel den richtigen Personen zuweisen
Ordnen Sie auf Ihrer Zeitachse die Einzelposten ihren "Verantwortlichen" zu, um Transparenz darüber zu gewährleisten, wer was tut. Wenn z.B. einer der Trauzeugen für die Begrüßung des Zeremonienmusikers und die Verteilung des Trinkgeldes verantwortlich ist, fügen Sie dies dort ein, damit es absolut keine Verwirrung gibt.
Befragen Sie die Fachleute
Nur weil Sie keinen Hochzeitsplaner haben, heißt das nicht, dass Sie für Ihre Hochzeit nicht ein ganzes Team von Fachleuten hinter sich haben. Konsultieren Sie die Leute an Ihrem Veranstaltungsort und andere Anbieter - insbesondere Ihren Fotografen, Ihr Glamour-Team, Ihren Floristen und Ihren Vermieter. Fragen Sie sie nicht nur, wann sie an Ihrem Tag teilnehmen wollen, sondern bitten Sie sie auch um ihren fachkundigen Rat, denn sie werden eine gute Vorstellung davon haben, was sie an Ihrem großen Tag erwarten können. Die Verkäufer sind voller großartiger Ratschläge, wenn es um Hochzeiten geht, da sie schon so viele gemacht haben, also scheuen Sie sich nicht, sie zu fragen!
Den Terminplan auffüllen
Rechnen Sie damit, dass die Dinge während Ihres Hochzeitstages hier und da hinterherhinken oder länger dauern könnten als erwartet. Anstatt zuzulassen, dass dies an Ihrem Tag Probleme verursacht, sollten Sie den Zeitplan mit zusätzlicher Zeit hier oder dort auffüllen, um die unvermeidlichen Verzögerungen zu berücksichtigen. Wenn Sie den ganzen Tag über insgesamt 30 bis 45 Minuten mehr Zeit einplanen, wird das ein großer Lebensretter sein. Bitten Sie auch alle an Ihrer Hochzeit Beteiligten, immer 15 Minuten früher zu kommen, wenn Sie sie brauchen, um zu vermeiden, dass sie von jemandem aufgehalten werden, der zu spät kommt.
Verteilen Sie Ihren Zeitplan angemessen
Stellen Sie sicher, dass alle Personen, die eng mit Ihrer Hochzeit zu tun haben, eine Kopie Ihres Zeitplans auf Papier und, wenn möglich, in elektronischer Form haben, um auf dem Laufenden zu bleiben und den Zeitplan einzuhalten. Dies gilt nicht nur für die Hochzeitsgesellschaft und ihre unmittelbaren Angehörigen, sondern auch für die Personen an Ihrem Veranstaltungsort und alle anderen wichtigen Lieferanten, wie z.B. Ihren Fotografen.
Lassen Sie es von jemandem überprüfen
Die Erstellung Ihres Zeitplans ist eine große Verantwortung, die viel Planung und Liebe zum Detail erfordert. Vergewissern Sie sich, dass mindestens ein Augenpaar vor dem Druck einen Blick darauf wirft, um sicherzustellen, dass alles Sinn macht. Diese Person kann nach allem Ausschau halten, was Sie vielleicht übersehen haben oder was sich irrtümlich überschneidet, um Probleme zu vermeiden.
Sobald Sie den Zeitplan für Ihren Hochzeitstag geklärt haben, wird Ihnen eine große Last von den Schultern genommen, da Sie sicher sind, dass Sie einen großartigen Plan für Ihren großen Tag haben.
