Was Sie über Verträge mit Hochzeitsanbietern wissen müssen
Ein Händedruck und ein Lächeln mögen den Anschein erwecken, als würden sie das Geschäft mit den Must-haves des Hochzeitstages besiegeln, aber wenn etwas schief geht, sind sie nicht genug. Sowohl die Anbieter als auch die Paare müssen wissen, was sie von einander erwarten können. Diese Erwartungen schriftlich festzuhalten, ist für einen sorgenfreien Hochzeitstag unabdingbar. Verträge können Ihnen die Gewissheit geben, dass alles unter Kontrolle ist, selbst wenn etwas schief geht, aber es ist wichtig, genau zu wissen, wie ein Lieferantenvertrag dies leisten kann. Es gibt ein paar Dinge, die Sie in jedem Vertrag festhalten müssen, um sicherzustellen, dass beide Parteien auf derselben Seite stehen.
Allgemeine Informationen zum Lieferantenvertrag
Einige Anbieter bieten formelle Verträge an, die von Anwälten entworfen wurden. Es kann sein, dass darin viel Fachjargon vorkommt, den Sie nicht verstehen, gehen Sie also jede Zeile mit ihnen durch, damit es keine Missverständnisse gibt. Viele kleinere Anbieter bieten einen informellen Vertrag an, bei dem es sich in der Regel um eine einfache Vereinbarung handelt, in der festgelegt ist, was sowohl der Anbieter als auch der Kunde zu erwarten haben. Auch wenn Sie mit einem Freund zusammenarbeiten, sollten Sie Ihre Erwartungen schriftlich festhalten. Es mag seltsam erscheinen, einen Freund zu bitten, etwas zu unterschreiben, aber es ist ein schmaler Grat zwischen Freundschaft und Geschäft. Verlassen Sie sich nicht auf Mundpropaganda, um den Auftrag zu erledigen.
Was muss enthalten sein?
Sowohl formelle als auch informelle Verträge sollten das Datum und die Uhrzeit der Hochzeit enthalten. So können Sie sicher sein, dass der Anbieter für Ihre Hochzeit verfügbar sein wird. Die Kosten sollten aufgeschlüsselt werden, damit Sie genau wissen, was Sie kaufen, und der Anbieter nicht später willkürliche Kosten hinzufügen kann. Es sollte eine Klausel für alle Kosten enthalten sein, die außerhalb des Vertrags anfallen.
Oft gibt es auch einen Zahlungsplan, so dass Sie die Daten angeben müssen, bis zu denen die einzelnen Zahlungen an den Anbieter erfolgen müssen. Anschließend müssen Sie beide den Vertrag unterschreiben. Wenn sich nach der Unterzeichnung des ursprünglichen Vertrags Änderungen ergeben, aktualisieren Sie beide den Vertrag und unterzeichnen ihn. Dies schützt sowohl den Lieferanten als auch den Kunden. Vergewissern Sie sich, dass jede Partei ein unterschriebenes Exemplar des Vertrages erhält.
Stornierungen und Erstattungen
Sie wollen nicht an das Schlimmste denken, aber Sie müssen es einfach, wenn es um Hochzeitspläne geht. Wenn etwas mit der Hochzeit passiert und Sie den Anbietern absagen müssen, müssen Sie eine Stornierungs- und Rückerstattungsrichtlinie haben, um sich zu schützen. Auf der anderen Seite brauchen Sie eine Police für den Fall, dass der Anbieter Ihnen absagt. Darin muss genau festgelegt sein, wie viel Geld Sie zurückerhalten, wenn Sie stornieren, und wie viel der Anbieter Ihnen zurückzahlt, wenn er storniert.
In den meisten Fällen werden Sie eine Anzahlung geleistet haben. In der Klausel muss festgelegt werden, wie viel von dieser Anzahlung Sie zurückerhalten, je nachdem, wie nah der Termin an Ihrem tatsächlichen Hochzeitsdatum liegt. Wenn der Anbieter absagt und sich nicht an die Rücktrittsbedingungen hält, können Sie das Unternehmen oder die Person vor Gericht auf Rückerstattung verklagen.
Haftungsklausel
Eine Haftungsklausel schützt den Anbieter vor Problemen, auf die der Anbieter keinen Einfluss hat. Die meisten Verträge enthalten eine Klausel, die besagt, dass der Anbieter im Falle eines Notfalls (z. B. Feuer, Transportprobleme, Krankheit und/oder Unfall) versuchen wird, einen Ersatz zu finden. Auch hier gilt: Gehen Sie nicht vom Schlimmsten aus, aber seien Sie immer auf alle Fälle vorbereitet.
Verhaltenskodex
Viele Verträge enthalten einen Verhaltenskodex. Darin wird in der Regel festgelegt, dass der Verkäufer die richtige Kleidung trägt, pünktlich erscheint und sich professionell verhält.
Das Hochzeitskleid
Das Brautkleid ist einer der wichtigsten Verträge, die Sie berücksichtigen müssen, denn wenn Sie kein Kleid haben, werden Sie vielleicht in T-Shirt und Jeans heiraten! Vergewissern Sie sich, dass im Vertrag genau angegeben ist, wann das Kleid mit allen Änderungen fertiggestellt sein wird. Geben Sie auch an, ob zusätzliche Kosten für Anproben oder Stoffe anfallen werden. Änderungen sind in der Regel nicht im Preis des Kleides enthalten, lesen Sie also das Kleingedruckte.
Der Hochzeitsplaner
Der Hochzeitsplaner ist in der Regel für die gesamte Veranstaltung zuständig, während ein Koordinator nur für den reibungslosen Ablauf am Tag der Hochzeit sorgt. Wenn Sie einen Hochzeitsplaner oder einen Day-of-Coordinator engagieren, sollten Sie genau festlegen, was von ihm oder ihr erwartet wird. Die meisten Planer werden sich mit anderen Anbietern beraten, Verträge prüfen, das Budget verwalten und sicherstellen, dass alle Zahlungen an die Anbieter geleistet werden. Wenn er oder sie an der Probe oder dem Probeessen beteiligt sein wird, sollten Sie dies ebenfalls darlegen. Am eigentlichen Hochzeitstag werden sich die meisten Hochzeitsplaner weiterhin mit den Anbietern abstimmen und den Zeitplan genau einhalten.
Die Hochzeitstorte
Eine Torte scheint eine einfache Sache zu sein: Sie steht da, sieht hübsch aus, und dann wird sie gegessen! Eine Hochzeitstorte kann jedoch kompliziert werden. Im Vertrag muss genau festgelegt werden, für wie viele Gäste die Torte reichen soll. Oft wünscht die Braut Blumen oder Dekorationen auf ihrer Torte. Der Verkäufer muss angeben, ob er diese Dinge zur Verfügung stellt oder ob die Braut sie besorgen muss. Oft verlangt ein Bäcker auch, dass der Raum eine bestimmte Temperatur hat, damit die Torte nicht gefriert oder schmilzt. Größere Torten enthalten oft unechte Schichten. Die gesamte Torte sollte in einem Vertrag festgehalten werden, damit Sie wissen, wie viele künstliche Schichten, Farben und Geschmacksrichtungen zu erwarten sind.
Fotograf und Videofilmer
Sie werden sich wahrscheinlich einige Male mit Ihrem Fotografen und/oder Videofilmer treffen, um Ihre Erwartungen zu besprechen. Oftmals bieten diese Personen oder Unternehmen verschiedene Pakete an, also stellen Sie sicher, dass Sie genau festlegen, was Sie in einem Paket wünschen. Die meisten Fotografen überlassen Ihnen die Rechte an den Fotos, sobald diese fertiggestellt sind. Das bedeutet, dass Sie selbst Kopien anfertigen können, ohne sich an den Anbieter wenden zu müssen. Es ist wichtig, dies schriftlich festzuhalten, damit es keine Probleme gibt, wenn Sie ein paar Kunstwerke auf Leinwand und/oder ein ganzes Hochzeitsalbum mit professionellen Hochzeitsfotos bestellen möchten. Wichtig ist auch, dass Sie angeben, wie Sie die Fotos erhalten werden: als digitale Dateien, auf einer CD, einem USB-Stick oder einer Website.
Auch der Zeitrahmen, in dem Ihr Fotograf/Videofilmer die Veranstaltung abdeckt, muss klar umrissen werden. Wenn der Anbieter die vorgesehene Zeit überschreitet, sollten Sie eine Gebühr für eine bestimmte Anzahl von Stunden festlegen. Sie können auch angeben, wie lange es dauern wird, bis Sie alle Aufnahmen erhalten. Dies ist wichtig, damit Sie nicht erwarten, dass der Fotograf die Aufnahmen in einer Woche bearbeitet hat, während der Anbieter weiß, dass es eher einen Monat dauern wird.
Der Videofilmer und das Paar sollten auch vereinbaren, wie viele Kameras und welche drahtlose Audioausrüstung für eine bestimmte Anzahl von Personen benötigt wird. Der Fotograf und der Videofilmer werden in der Regel in den Vertrag aufnehmen, dass sie nicht für schlechte Beleuchtung, schlechte Kamerawinkel oder Fehlfunktionen der Ausrüstung haften können.
Der Veranstaltungsort
Der Veranstaltungsort wird alle Erwartungen der Braut und des Bräutigams umreißen. In den Verträgen mit dem Veranstaltungsort muss die Anzahl der bei der Hochzeit erwarteten Personen angegeben werden. Sie können auch Regeln für die Mitwirkung von externen Anbietern, für Beleuchtung, Ton und sogar für die Dekoration enthalten. Es gibt feste Zeiten, zu denen Sie vor der Veranstaltung dekorieren können und zu denen Sie alles wieder abräumen und verlassen müssen. Möglicherweise gibt es eine Alkoholpolitik und/oder bestimmte Einschränkungen für den Ausschank von Alkohol. Wenn der Veranstaltungsort ein Catering anbietet, sollte die Menge der zu servierenden Speisen sowie die Größe der Portionen angegeben werden. Geben Sie an, ob Überstundenzuschläge und Trinkgelder inbegriffen sind. Auch die Steuern sollten angegeben werden, damit Sie nicht vor einem Preisschock stehen. Größere Anbieter haben oft ihre eigene Versicherung, aber einige Veranstaltungsorte verlangen, dass Sie Ihre eigene Versicherung abschließen. Sprechen Sie mit Ihrem Versicherungsanbieter über die Aufnahme dieses Zusatzes.
Musik
DJs und/oder Bands haben oft genaue Anweisungen, welche Art von Musik sie spielen und wann. In Ihrem Grundvertrag sollte die Ankunfts- und Abfahrtszeit der DJs angegeben sein. Manchmal sind Hochzeiten noch in vollem Gange, wenn die DJs eigentlich gehen wollten. Wenn Sie möchten, dass die Party auf jeden Fall zu diesem Zeitpunkt beendet wird, sollten Sie dies schriftlich festhalten, damit Ihnen nicht willkürlich Gebühren in Rechnung gestellt werden, falls der DJ noch bleiben möchte. Vergewissern Sie sich, dass der Vertrag Angaben zu seiner Ausrüstung und deren Verwendung am Veranstaltungsort enthält. In der Regel gibt es Klauseln, in denen festgelegt ist, wie sich die Musiker an die Regeln des Veranstaltungsortes halten.
Blumen
Der Blumenschmuck für eine Hochzeit kann kompliziert sein. Vergewissern Sie sich, dass der Florist genau weiß, welche Art von Blumen Sie wünschen und wie groß sie sein sollen. Wenn er mit winzigen weißen Blumen auftaucht, Sie sich aber riesige Reihen blühender weißer Blumen vorgestellt haben, haben Sie ein Problem. Nehmen Sie sich die Zeit, sich mit dem Floristen zu treffen und Ihre genauen Vorstellungen und Erwartungen zu besprechen.
Sie sollten sich beide darüber im Klaren sein, wie viele Blumen Sie für Sträuße, Anstecksträuße und Knopflochblumen benötigen. Auch Tafelaufsätze und andere Blumendekorationen sollten Sie einkalkulieren. Wenn Sie Vasen oder zusätzliche Bänder benötigen, sollte dies im Vertrag festgehalten werden. Der Florist kann nicht für Zubehör verantwortlich gemacht werden, nur weil Sie denken, dass etwas offensichtlich ist. Denken Sie daran, dass das Wetter einen Einfluss darauf haben kann, wie perfekt die Blumen für Ihre Hochzeit ausfallen, also achten Sie darauf, dass das Wetter im Vertrag erwähnt wird. Da die Verfügbarkeit von Blumen leicht schwanken kann, sollten Sie für den Fall, dass etwas dazwischenkommt, Ersatzblumen auflisten.
