Buchen eines Zimmerblocks für Ihre Hochzeitsgäste

Die Buchung eines Raumblocks für Ihre Hochzeitsgäste kann ein komplizierter, stressiger Prozess sein. Je mehr Informationen Sie zur Hand haben, bevor Sie in Hotels telefonieren, desto besser. Aber was wird von dir erwartet? Hier sind einige wichtige Dinge zu beachten.

Wie viele Zimmer werden Sie im Hotel benötigen?

Dies ist natürlich eine wichtige Frage, die man unbedingt wissen sollte, bevor man anfängt, Hotelzimmer zu buchen. Obgleich Sie nicht notwendigerweise sicher vorzeitig wissen können, würde ein guter Bezugsrahmen sein, die Gästeliste Ihrer Hochzeit durchzugehen und die Zahl der auswärtigen Gäste auf der Liste zu zählen, dann diese Zahl durch zwei zu teilen und so viele Zimmer zur Verfügung zu stellen. Sie wollen nicht überschätzen, da Sie manchmal für die leeren Räume berechnet werden können, aber es ist auch eine gute Idee, nach deren Richtlinien für das Hinzufügen von Räumen zu fragen, wenn sich herausstellt, dass Ihr Kostenvoranschlag unter dem erforderlichen Betrag liegt.

Wie viele Hotels?

Es gilt als gute Praxis, einen Zimmerblock in mindestens zwei separaten Hotels zu buchen. Denken Sie an den Preisunterschied (Sie werden eine budgetfreundliche Option und dann vielleicht eine mittlere oder höhere zweite Option haben wollen) sowie an die Lage und die Nähe zu Ihrer Hochzeitslocation. Sie werden auch sicherstellen wollen, dass die Orte, die Sie wählen, eine Vielzahl von zimmerartigen Optionen haben, mit Zimmern, die für Paare und Familien gleichermaßen geeignet sind.

Sprechen Sie mit der richtigen Person im Hotel.

Wenn Sie anfangen, Anrufe in Hotels im Bereich Ihrer Hochzeit zu tätigen, stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur mit jemandem in einem Call Center oder sogar an der Rezeption des Hotels sprechen. Bitten Sie darum, mit der Person zu sprechen, die die Gruppentarife verwaltet - sie ist die richtige Person, um Ihre Fragen zu beantworten und Ihnen die bestmöglichen Preise für Ihre Gäste anzubieten.

Wird es eine Kostenzuordnung geben?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Zimmer zu buchen - einen garantierten Block und einen Höflichkeitsblock. Ein garantierter Block stellt sicher, dass Ihnen für Ihren Hochzeitstag eine beliebige Anzahl von Zimmern zur Verfügung steht. Im Wesentlichen buchen Sie mit dieser Option diese Anzahl von Zimmern, was bedeutet, dass Sie (oder Ihre Gäste) für diese Anzahl von Zimmern bezahlen werden. Diese Art der Buchung erfordert oft eine Anzahlung, wenn Sie die erste Reservierung vornehmen. Eine Höflichkeitsblockade legt immer noch die gewünschte Anzahl von Zimmern fest, in der Regel aber mit einem entsprechenden Stichtag (je nach Veranstaltungsort 30 bis 90 Tage vor Ihrer Veranstaltung). Diese Art von Sperre erfordert in der Regel keine vorherige Einzahlung. Eine Höflichkeitsblockade ist die Option, die die meisten Paare bei der Buchung eines Zimmerblocks im Voraus nutzen, da sie kein Geld im Voraus kostet und es keine Gebühr dafür gibt, nicht alle Zimmer zu füllen. Diese Option erfordert jedoch auf jeden Fall eine klare Kommunikation zu den Stichtagen mit Ihren Hochzeitsgästen, da die Räume nach Ablauf des Stichtages freigegeben werden.

Benötigen Sie zusätzliche Dienstleistungen?

Viele Hotels bieten zusätzliche Dienstleistungen an, wenn Sie einen Zimmerblock buchen, aber es liegt an Ihnen, zu entscheiden, welche Dienstleistungen für Sie wichtig sind, und diese dann auszuhandeln. Möchten Sie sicherstellen, dass Ihren Gästen am Morgen nach Ihrer Veranstaltung ein Frühstück zur Verfügung steht? Hoffen Sie auf ein frühes Einchecken an Ihrem Hochzeitstag, damit die Leute ihre Sachen in ihren Zimmern abstellen, sich vorbereiten und zu Ihrem Veranstaltungsort fahren können? Verfügt das Hotel über einen Shuttle-Service, um Ihre Gäste sicher und zeitnah zu Ihrer Veranstaltung zu bringen?

Einige oder alle davon können für Sie eine Option sein, mit oder ohne zusätzliche Kosten, je nachdem, wie Sie und der Gruppenvertriebsleiter die Preise und Bedürfnisse für Ihre Veranstaltung aushandeln. Wenn Sie eine Vorstellung von einem Service haben, den Sie gerne hätten (z.B. das Absetzen von Willkommenstaschen), aber Sie sind sich nicht sicher, ob das Hotel diese Art von Service anbietet, fragen Sie in Ihrem Gespräch mit dem Manager, ob sie in der Lage wären, so etwas zu realisieren. Sie werden überrascht sein, wie sehr das Hotel mit Ihnen zusammenarbeiten wird, um diesen Prozess zu erleichtern.

Machen Sie Ihren Hochzeitsgästen die Hoteldetails deutlich.

Sobald Sie Zimmer in einem oder mehreren Hotels gebucht haben, stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste genau wissen, wo und wann sie ihre Zimmer buchen müssen. Wenn Sie eine Hochzeits-Website haben, wäre dies eine wichtige Information, die Sie dort hinzufügen können. Auch stellen Sie sicher, dass wichtige Leute (wie Eltern, Schwiegereltern und andere, die wahrscheinlich Fragen zu diesem Thema beantworten werden) die Besonderheiten Ihres Plans kennen und helfen können, das Wort an Verwandte und Freunde außerhalb der Stadt weiterzugeben.

Obwohl die Buchung eines Hotelzimmerblocks für Ihre Hochzeitsgäste wie ein komplizierter, überwältigender Prozess erscheinen kann, kann es auch eine große Hilfe für Ihre Gäste sein, die von weit her kommen, um Sie und den besonderen Tag Ihres Partners zu feiern. Wenn Sie in das vorbereitete und selbstbewusste Gespräch gehen, werden Sie mit gebuchten Zimmern herauskommen, die bereit sind, Ihre Lieblingspersonen für Ihren Lieblingstag zu besetzen! Viel Glück!